Définition et objet de saisir l’administration par voie électronique

Le formulaire de saisine par voie électronique des collectivités répertoriées au sein du portail disponible à partir du site mesdemarchesenligne.sictiam.fr, est un service mis en œuvre par le Syndicat Intercommunal des Collectivités Territoriales Informatisées des Alpes Méditerranées (SICTIAM) en application au décret n°2016-1411 du 20 octobre 2016 relatif aux modalités de saisine de l’administration par voie électronique prévoyant les conditions d’application du droit de saisir l’administration par voie électronique, qui s’applique selon les mêmes règles aux administrations de l’Etat, des collectivités territoriales, de leurs établissements publics administratifs et aux organismes et personnes de droit public et de droit privé chargés d’une mission de service public administratif, y compris les organismes de sécurité sociale.
Celui-ci a pour but de contribuer à simplifier les démarches administratives des usagers.

Le service permet à l'usager de contacter sa collectivité. Il permet de renseigner en ligne un formulaire tendant à faire une demande, faire une déclaration ou demander un document lié à une démarche administrative ou à donner une information et d'y joindre des pièces justificatives.

Par «usager», il convient d’entendre les usagers individuels, les usagers professionnels et les associations.

L'utilisation du site, qui est gratuite et facultative, est subordonnée à l’acceptation par l'usager des présentes conditions générales d'utilisation dont les modalités s'imposent à lui, conformément aux dispositions du 2e alinéa de l’article L. 112 - 9 du code des relations entre le public et l’administration.

Les conditions d’utilisation du Service s’inscrivent dans le cadre de l’article 3 de l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives modifiée par l’ordonnance n° 2014-1330 du 6 novembre 2014.

Ce service ne permet pas de déposer régulièrement une démarche exclue du droit de saisine électronique par les décrets référencés ci-après (notamment : relations de l’administration avec ses agents, relations des justiciables avec la justice, relations contractuelles régies par le code des marchés publics).

Fonctionnement du service

Saisie de la demande Lors de l'inscription au service, l'usager s'identifie en fournissant ses nom, prénom, adresse postale et adresse électronique valide (article 2 du décret n° 2015 - 1404 du 5 novembre 2015 relatif au droit des usagers de saisir l'administration par voie électronique).

S'il s'agit d'une entreprise, elle indique son numéro d'inscription au répertoire des entreprises et de leurs établissements, s'il s'agit d'une association, elle indique son numéro d'inscription au répertoire national des associations (article 2 du décret n° 2015 - 1404 du 5 novembre 2015 relatif au droit des usagers de saisir l'administration par voie électronique).

L’usager doit ensuite indiquer l’objet de sa demande, la préciser dans un champ libre et éventuellement joindre des pièces au format PDF, PNG ou JPEG non compressées et sans mot de passe (le poids total des pièces jointes ne pouvant excéder 8 Mo). Accusé d’enregistrement et accusé de réception

Une fois la saisine effectuée et validée, un accusé de réception est envoyé automatiquement et instantanément à l’adresse électronique fournie. Celui-ci comporte les mentions suivantes :

• La date de réception de l’envoi électronique,
• Les coordonnées de la collectivité
• Le numéro de son dossier

Il recevra ensuite dans un délai de 10 jours ouvré un accusé d’enregistrement lui mentionnant :

• Si la demande est susceptible de donner lieu à une décision implicite d’acceptation ou de rejet
• La date d’acceptation ou de rejet de la demande
• Si acceptation, la possibilité d‘obtenir une attestation
• Si rejet, les voies et délais de recours à l’encontre de la décision

Lorsque la saisine effectuée par l'usager est incomplète, les pièces et informations manquantes lui seront indiquées ainsi que le délai fixé pour la réception de celles-ci.

Conditions techniques d’accès
L’utilisation du service requiert une connexion et un navigateur internet. Le navigateur doit être configuré pour autoriser les cookies de session. Afin de garantir un bon fonctionnement du service, il est conseillé d’utiliser les versions de navigateurs suivantes :

• Firefox version 45
• Internet Explorer version 9
• Google Chrome version 53
• Safari version 8
• Opéra version 41

Disponibilité et évolution du service

Le service est disponible 7 jours sur 7, 24h sur 24h. Le SICTIAM se réserve toutefois la faculté de faire évoluer, de modifier ou de suspendre, sans préavis, le service pour des raisons de maintenance ou pour tout autre motif jugé nécessaire.
En cas d’indisponibilité du service, l’usager en est informé ; il est alors invité à effectuer sa démarche ultérieurement.

Les termes des présentes conditions d’utilisation peuvent être amendés à tout moment, sans préavis, en fonction des modifications apportées au Service, de l’évolution de la législation ou de la réglementation, ou pour tout autre motif jugé nécessaire.

Traitement des données à caractère personnel

La collectivité s’engage à prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données collectées auprès de l’usager, et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Ces données sont confidentielles et ne sont utilisées qu’à des fins de gestion des demandes formulées par l’usager.

Conformément aux articles 39 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, toute personne peut obtenir communication et, le cas échéant, rectification ou suppression des informations la concernant, en s’adressant à la collectivité.

La collectivité s’engage à n’opérer aucune commercialisation des informations et documents transmis par l’usager au moyen du service, et à ne pas les communiquer à des tiers, en dehors des cas prévus par la loi.

Traitement des demandes abusives ou frauduleuses

Le droit de saisine électronique ne s’applique pas aux envois abusifs, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique, ou les envois susceptibles de porter atteinte à la sécurité des systèmes d’information.

Engagement et responsabilité

L'usager du service s'engage à ne fournir, dans le cadre de l'utilisation de celui-ci, que des informations exactes, à jour et complètes. Dans l'hypothèse où l'usager ne s'acquitterait pas de cet engagement, la collectivité se réserve le droit de suspendre ou de résilier la démarche administrative, sans préjudice des éventuelles actions en responsabilité pénale et civile qui pourraient être engagées à son encontre.

Il est rappelé que toute personne procédant à une fausse déclaration pour elle-même ou pour autrui s'expose, notamment, aux sanctions prévues à l'article 441-1 du code pénal, prévoyant des peines pouvant aller jusqu'à trois ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende.

Textes de référence

Décret n°2016-1411 du 20 octobre 2016 relatif aux modalités de saisine de l’administration par voie électronique

Ordonnance n°2015-1341 du 23 octobre 2015 relative aux dispositions législatives du code des relations entre le public et l’administration

Ordonnance n°2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives modifiées par l’ordonnance n°2014-1330 du 6 novembre 2014.

Décret n°2015-1404 du 5 novembre 2015 relatif au droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique

Décret n° 2015-1405 du 5 novembre 2015 relatif aux exceptions à l'application du droit des usagers de saisir l'administration par voie électronique, prises sur le fondement de l'article 4 de l'ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives (services du Premier ministre)

Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés

Circulaire n°5824 / SG du premier ministre